如何善用 ChatGPT 輔助資料分析與視覺化工作？-（四）ChatGPT 輔助生成 VBA 合併多個 Excel 檔案

這篇文章主要想分享，該如何達成「透過 AI 輔助，來達成多個 Excel 合併」的操作；在日常工作中，有時候我們會有一些 Excel 檔案，像是日報表、月報表或年報表，這些報表雖然欄位名稱都相同，但可能因為月份或年度不同，或是系統設計因素，資料分別存放在不同的檔案裡。

過往若檔案不多或資料量不大時，還可以人工逐一進行剪下貼上，但檔案數量一多起來，會變得非常麻煩。我們可以透過 Excel VBA 程式碼，讓檔案合併這件事變得更容易、更自動化。本篇文章將說明如何透過 Excel VBA，一口氣將資料夾中所有的 Excel 檔案表格全部合併在一起。

什麼是 VBA ?

VBA 為 Visual Basic for Applications 的縮寫，主要是可以用來搭配 Microsoft Excel 及 Word 等應用程式的自動化語法，例如：在 Excel 中進行自動化報表生成、數據處理和分析等情境。

VBA 是強大的自動化輔助工具，但對於「無程式碼基礎 / 低程式碼基礎 」的人來說可能門檻較高；有了生成式 AI 輔助，能夠有效降低許多人操作 VBA 的門檻，透過生成基礎內容或第一版語法，或是請 AI 進行解釋，可大幅降低從零開始撰寫語法的痛苦感。

圖：微軟官方 VBA 介紹（https://learn.microsoft.com/zh-tw/office/vba/library-reference/concepts/getting-started-with-vba-in-office ）

Youtube 影片好讀版

那麼到底該如何操作呢？ 我們一起從下面這部影片理解操作方法！

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是不是很簡單呢？

接下來將逐步展示 6 個操作示範步驟，我們可以一起逐步完成這個練習！

Step 1：下載練習檔案

首先，先準備練習用的 Excel 檔案，我們準備了三個練習用檔案，可從這裡下載（雲端連結）：https://drive.google.com/drive/folders/1wT_ccXYI0V5Dc_ohD_K6CTt2bzmd-T0g?usp=sharing

圖：點選右上角的「全部下載」

Step 2：將所有想合併的檔案放置在同一個資料夾中

由於程式碼中需要指定合併前的檔案位置、以及合併後的存放位置，因此我們可以先把檔案都集中放到一個全新的資料夾中。以下圖為例，把多份檔案放到「檔案合併」資料夾裡，資料夾命名建議英文更好（例如：Merge），不過要留意的是，資料夾不要藏得太深、路徑不要有空格，比較不會出錯。

圖：跨年度、多份 Excel 檔案示意（多份檔案皆可）

Step 3：請 ChatGPT 生成 VBA

接著需要告訴 AI 相關目標，例如：我想要用 VBA 進行合併的檔案都放在某個資料夾路徑中，並透過在指令中清楚描述資料的格式與目標，AI 就能生成相應的 VBA 語法，幫助我們快速完成這項工作。

ChatGPT 範例語法：

我在同一個資料夾路徑（/Users/jack/Downloads/merge/這裡請改成自己的資料夾路徑）中，有幾份相同表頭、但是不同年度的 excel 檔案（舉例檔名為：AI 輔助檔案合併_global_superstore-2012.xlsx），頁籤名稱均為 「Orders」 能否給我 VBA 語法來自動合併這幾份檔案，並新增一個合併後的 excel 檔案到同一資料夾中。

圖：AI 幫助生成多份 Excel 檔案合併的 VBA 語法畫面（讀者也可自由變化）

VBA 程式碼生成完成完畢後，按右上方的「複製程式碼」按鈕複製。

準備之後貼在 Excel 那邊。

ps. 小技巧，macOS 電腦可以透過在檔案上按右鍵後，同時按住「option」按鈕，即可完整複製檔案路徑囉！

ps. 備註：並不是每次生成的程式碼，都可以順利執行，如果失敗就重新生成一次即可

Step 4：確認 Excel 有開啟 VBA 模組

如果您是第一次操作 VBA（或是 Excel 找不到對應的開啟位置），可能是因為模組尚未開啟，可參考以下的指引來開啟對應功能（有些 Excel 版本介面有些差異，也可看看是否有類似的按鈕可點選）

Windows 如何開啟選單

點擊 Excel 左上角的「檔案」後，點擊「其他」、接著點「選項」（補充：有些 Excel 版本則不需要點「其他」，就可以直接點「選項」的按鈕）。

圖：在「選項」中，進行 Excel 功能選單的設定

接著切換到「自訂功能區」，從清單中「開發人員」的選項，將該選項打勾後，點「確定」按鈕，即可完成設定。

圖：開啟「開發人員」功能設定

回到 Excel 主畫面，如果設定成功，應該可以看到功能頁籤中出現「開發人員」選單，點擊後左方有個「Visual Basic」VBA 程式語言編輯器。

Mac 如何開啟選單

開啟 MacOS 版本 Excel 的上方工具列，找到「Excel」> 「喜好設定」的選項。

圖：開啟 Excel > 喜好設定

接下來，點擊「檢視」。（註：介面的點選按鈕，可能會與 ChatGPT 說明的步驟文字有差異，常出現的例如名稱翻譯的差異等等）。

圖：點擊「檢視」

勾選「[開發人員]索引標籤」設定。

圖：勾選後完成設定，即可完成

Step 5：Excel 開啟 Visual Basic 功能後，貼上程式碼

確認可開啟 VBA 後，接著回到 Excel，進入「開發人員」的 Visual Basic 界面，新增程式模組後，再按右鍵貼上程式碼，並按下執行。

圖：在開發人員選單中，點開 Visual Basic

圖：在「This Workbook」雙擊開啟程式碼編輯區，並在編輯區右鍵貼上程式碼

ps. 貼上程式碼後，點選上方的藍色箭頭來執行（可確認一下，是否是在 This Workbook 的 VBA 中執行）

Step 6：執行程式碼，完成檔案合併

程式執行完畢後，即可在指定的資料夾中看到合併所有 Excel 資料合併成果了！

ps. 再次提醒：ChatGPT 生成的程式碼因為具有隨機性，所以也常常會失敗（然後就算生成的成功率只有 10%），很多時候還是比自己從頭寫來的快 10 倍速！（如果您具有程式修改或是檢查能力，就更方便了）

圖：點擊執行按鈕

ps. 中間可能會被詢問關於權限的問題，可直接確認可執行即可

圖：順利執行的話，在指定的資料夾中看到 Excel 資料合併成果（三個 Excel 合併為一個）

結語

兩三個檔案複製貼上感覺還不成問題，但當遇到六十個檔案需要這樣合併的時候，真的就很令人頭疼。對於經常需要合併 Excel 檔案的人來說，這真的是很棒的技巧！如果覺得這篇文章不錯的話，歡迎分享給認識的人！

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